Migración de Microsoft Excel a OpenOffice.org Calc
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Las teclas que permiten navegar por la hoja de cálculo sin necesidad de
utilizar le ratón, son idénticas tanto en Calc como en Excel. Para ver
el listado completo de combinaciones de tecla, escribe en la ayuda de
Calc lo siguiente: Combinaciones de tecla en las hojas de cálculo.
En Excel, tras seleccionar una celda o un
rango para moverlo, hay que posicionar el ratón con bastante precisión
en el borde de la celda o rango para poder arrastrar y soltar. En Calc,
tras hacer la selección, se puede posicionar el ratón en cualquier
parte del rango.
En Calc, para hacer una copia de un rango, hay que arrastrar de forma normal y pulsar Ctrl antes de soltar.
Para ver dos áreas de una hoja de cálculo y bloquear filas y columnas de un área se puede usar la inmovilización o la división de paneles
(panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de
otras partes por barras verticales u horizontales.). Para inmovilizar
paneles, se seleccionan filas o columnas específicas que permanecen
visibles al desplazarse por la hoja de cálculo. Por ejemplo, la
inmovilización de paneles permite mantener visibles los rótulos de las
filas y columnas mientras se desplaza.
Al dividir paneles, se crean áreas de hoja de
cálculo independientes dentro de las cuales es posible desplazarse,
mientras que las filas o columnas del área no desplazable permanecen
visibles.
El método en Calc y Excel es análogo. La única diferencia es el nombre que cada programa asigna a la función Inmovilizar paneles. Inmovilizar paneles, en Excel = Fijar, en Calc.
Inmovilizar paneles para bloquear filas o columnas específicas
Los paneles se inmovilizan a partir de la celda
activa, tomando como referencia la esquina superior izquierda de la
fila, columna o calda activa.
Una vez seleccionada la fila, columna o celda desde los que se fijarán los paneles, entramos en el menú Ventana > Fijar
Dividir paneles para bloquear filas o columnas en áreas de hoja de cálculo independientes
Para dividir paneles podemos seguir dos procedimientos:
Por el menú: Una vez seleccionada la fila, columna o celda desde los que se dividirán los paneles, entramos en el menú Ventana > Dividir.
De forma dinámica: situando el puntero sobre el cuadro de división que aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal.
Cuando el puntero adopte la forma de un puntero de division,
arrastramos el cuadro de división hacia abajo o hacia la izquierda,
hasta la posición deseada.
Iconos que permiten dividir la ventana de una hoja de Calc
Movilizar y eliminar la división de los paneles
Para movilizar los paneles, entramos en el menú Ventana > Fijar.
Para quitar la division, hacemos doble clic en
cualquier punto de la barra de división que divide los paneles. O bien,
desde el menú Ventana > Dividir.
En Excel, presionar la tecla “Borrar” (Supr) elimina el contenido de la celda. En Calc
esa tecla abre un diálogo que permite especificar lo que se quiere
borrar (cadenas, números, fecha y hora, fórmulas, notas...). Se puede
eliminar directamente el contenido con la combinacin de teclas “MAYS + Suprimir”.
Cuadro de diálogo que aparece al pulsar la tecla Supr
Excel y Calc utilizan distintos formatos numéricos por defecto. En Excel se utiliza la categoría “General”, por lo que 25.12345 se vería como 25.12345. Calc utiliza la categoría “Número”, por lo que mostraría 25.12.
A diferencia de Ms Excel, en OO Calc no es posible dar formato a las pestañas que identifican a las hojas.
Formato condicional
El Formateado condicional permite definir
estilos de formato de celdas en función de las condiciones que se hayan
establecido en las celdas seleccionadas.
Se pueden especificar hasta tres condiciones
que tienen en cuenta el contenido de las celdas, sean valores o
fórmulas. Las condiciones se evalúan de 1 a 3. Si la condición 1
coincide con la condición, se utiliza el estilo definido. En caso
contrario se evalúa la condición 2 y se utiliza el estilo definido para
ella. Si esta condición no se cumple, se evalúa la condición 3.
El procedimiento es el siguiente:
Seleccionar las cedas en las que se aplicará el formato condicional
Menú > Formato > Formato condicional.
En la imagen se puede apreciar que el formato condicional no ha sido especificado en OO Calc sino en Ms Excel
OO Calc interpreta los formatos condicionales como Ms Excel, por lo
que al recuperar un archivo con formatos condicionales en Calc deben ser
reconocidos y por tanto activos.
Las listas en Calc pueden tener multiselección o no. Excel tiene dos tipos de multiselección, multi y extend.
En excel se ignoran los enlaces de las listas de multiselección. En Calc funcionan, pero si está seleccionado más de un elemento el valor es #N/A.
En Calc cada botón de opción tiene su propio link a una celda, y pone el valor a verdadero o falso dependiendo de la opción seleccionada. En excel el enlace a la celda devuelve en número de la opción seleccionada.
Una fórmula es una expresión matemática que empieza con el signo = o el signo + y contiene operadores, funciones, valores literales numéricos o textuales o referencias a otras celdas.
Recuerda: Para hacer
referencia a una celda hay que identificarla por la letra de la columna
y el número de la fila, p.e. C2 hace referencia a la celda que está en
la intersección de la tercera columna y la segunda fila. Para hacer
referencia a todas las celdas de un rango rectangular, se indican la primera y la última celdas separada por dos puntos, p.e. B2:C6.
En MS Excel se pueden introducir fórmulas sin necesidad de empezarlas con los signos = ó +, mediante la opción "Transición" para el ingreso de fórmulas. En OO Calcesta funcionalidad no está integrada.
Si al imprimir una hoja de cálculo se muestran las fórmulas en lugar de su resultado y este no es el resultado deseado, el procedimiento para resolverlo es: menú > Formato > Página... > Ficha Hoja > Desactivar la casilla de verificación Fórmulas del área Imprimir.
10. Referencias a celdas absolutas, relativas y mixtas
Cuando queremos que en una celda se almacene el dato contenido en otra estaremos hablando de una referencia. Cuando en una hoja de cálculo se introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas
hay varias formas de hacerlo según el uso que se vaya a hacer posteriormente de ella.
Referencia a la celda A1 de una misma hoja, =A1
Referencia a la celda A1 de la hoja2 de un mismo libro, =Hoja2.A1
Referencia a la celda A1 de la Hoja2 del libro 1.xls ubicado en la ruta D:/ , ='file:///D:/1.xls'#$Hoja1.A1
El símbolo $ en una referencia funciona como un “ancla” que sirve para fijar una referencia de la fila y o columna de una celda.
Las referencias permiten agilizar el proceso de creación de fórmulas cuando éstas son repetitivas. Cuando se copian o cortan
las fórmulas en otra localización, todas las referencias que
aparecen se modifican en relación al desplazamiento realizado.
El resultado final dependerá del tipo de referencia elegido.
Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a
la que contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y actualizar las
posiciones. Son referencias posiciónales. ej.: C4.
Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en
un cálculo, no de su posición relativa. ej:$C$4.
Son referencias mixtas aquellas que mantienen fija la columna y relativa la fila, o viceversa.. ej: $C4 ó C$4.
En MS Excel es posible elegir entre los distintos tipos de referencias pulsando la tecla F4 del teclado. En OO Calc obtenemos el mismo resultado pulsando la combinación de teclas Shift (Mayúsculas) + F4.
OO Calc, como ocurre con Ms Excel, tiene la posibilidad de unir varias celdas seleccionadas en una sola.
El procedimiento es el siguiente:
Seleccionar las celdas que se quieran combinar (unir).
Menú Formato > Combinar celdas... > Combinar, o bien, Unir
Cuando se copia una celda combinada sobre otra
que también lo está, las celdas destino son sustituidas por las de
origen. En el caso que las celdas combinadas destino no estén vacías, OO
Calc advierte de esta circunstancia al pegarlas.
Para descombinar celdas:
Seleccionar la celda combinada.
Menú Formato > Combinar celdas... > Combinar (esta opción aparecerá marcada con una marca indicando que está activa).
No
es posible Unir celdas que están combinadas. Primero hay que
descombinarlas y después volver a combinar (unir). OO Calc muestra el
siguiente mensaje "No es posible insertar celdas fusionadas en celdas fusionadas".
No existe una diferencia relevante entre las opciones Combinar y Unir celdas que sean merecedoras de mención.
Las funciones son operaciones implementadas en
la propia aplicación de forma que solamente debemos indicar el nombre y
los parámetros o datos sobre los que va a aplicar.
A continuación se nombran las más usuales sobre
todo aquellas que se centran en la búsqueda, comparación, fechas y las
matemáticas básicas.
Ahora (): Devuelve la fecha y hora actuales.
día (), mes (), año (): Devuelve
el día, mes y año de la fecha introducida. Se puede hacer
=día(ahora()), nos dará como resultado el día la fecha actual. ¡Ojo! La función día va acentuada. Practica con las funciones mes() y año().
BUSCARV (Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar
datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado –falso o verdadero-), también
existe la opción BUSCARH (), que hace la
búsqueda en la primera fila de la matriz y
nos devuelve el valor que está dentro de la columna que ha
encontrado. El parámetro Columna que se quiere obtener dato, pide la
introducción del nº de columna de donde se extraerá el dato.
CONTAR.SI(Rango de datos de búsqueda; argumento a contar): Cuenta las celdas que coincidan con la condición dada.
MÁX(valor 1;....;valor n): devuelve el valor máximo de un conjunto de valores,
o en un rango. Por supuesto también tenemos la función mínimo MÍN().
MAYÚSC (texto), convierte una cadena de texto a mayúsculas.
SÍ (expresión; valor si verdadero; valor si falso) comprueba una expresión y
devuelve un valor si es verdadero y otro si es falso.
Esta función no se suele emplear ella sola, sino que la solemos incluir en
expresiones más complejas, en el siguiente ejemplo, la vamos a incluir con la función siguiente la de
SUMA, para que sume valores en caso de que se cumpla una condición.
SUMA(valor1;...;valorn): Suma una serie de valores, rangos o celdas.
SUMAR.SÍ (rango; criterio; rango_suma); devuelve la suma de las celdas que
cumplen un determinado criterio. Funciona igual que la función CONTAR.SI, pero en
este caso no cuenta, sino que suma.
En Excel se pueden escribir los nombres de las funciones en mayúsculas o
minúsculas, con acentos o sin acentos, mientras que en Calc hay que ser
estrictos a la hora de escribirlas, en caso contrario no reconocerá la
función y mostrará el mensaje de error #NOMBRE?.
Calc siempre utiliza puntos y comas (;) para separar los parámetros de las funciones. Excel utiliza puntos y comas o comas dependiendo del idioma. Calc no admite separarlos con una coma, daría error.
Excel permite dejar en blanco los parámetros opcionales en
cualquier posición. En Calc sólo se pueden dejar en blanco si no hay
más parámetros después.
Las funciones del Excel están replicadas en Calc con los mismos nombres, pero acabados en _ADD. Por ejemplo, la función de Calc NUM.DE.SEMANA calcula el número de semana de una fecha basándose en el estándar ISO 6801, mientras que NUM.DE.SEMANA_ADD lo calcula igual que Excel.
Excel no tiene la función de Calc ARABE.
Autosuma
En Excel, el botón autosuma aparece en la barra de
herramientas, mientras que en Calc aparece en la barra de fórmulas.
Además, en Excel se permiten hacer varias operaciones desde este botón
(suma, promedio, máximo, mínimo, etc.) mientras que desde Calc sólo se
puede realizar la suma.
Es posible vincular datos entre celdas de una
misma hoja, entre celdas de hojas de un mismo archivo, entre distintos
libros de calc y ó excel. Hay que tener en cuenta que sea cualquiera de
los tipos de vinculación se han de introducir como cualquier fórmula, es
decir, con los signos = ó +
Vínculos entre celdas de una misma hoja
Para vincular celdas de un mismo libro podemos: 1)escribir literalmente las celdas que queremos vincular. 2) en la celda que queramos que aparezca el resultado del vínculo. escribir cualquiera de los signos= ó + y a continuación hacer clic en la celda que queremos vincular. 3)copiar la celda (Editar > Copiar) que se quiere vincular, situar el cursor en la celda donde queremos que aparezca el dato y ejecutar la secuencia Editar > Pegado Especial... > Vincular.
Vínculos entre celdas de distintas hojas
El procedimiento para vincular celdas entre hojas es el mismo que los descritos en el apartado anterior, con la siguiente salvedad: Si queremos escribir el vínculo literalmente, hay que anteceder a la celda el nombre de la hoja, pe =Hoja1.A2. Donde Hoja1 es el nombre de la hoja y A2 el nombre de la celda, hay que fijarse bien en que ambos términos están separados por un punto (.).
Vínculos entre distintos archivos de OO Calc
Para vincular distintos archivos de Calc, no es posible hacerlo de forma dinámica,
es decir, seleccionando las celdas con el ratón directamente. Aunque es
posible escribir la sintaxis, es demasiado larga y compleja siendo muy
alta la probabilidad de equivocarnos, por lo que el método más sencillo
es mediante la opción Pegado especial... > Vincular.
Vínculos entre distintos archivos de MS Excel - OO Calc y viceversa
OO Calc - MS Excel. Seleccionamos la celda/as en Calc, elegimos Editar > Copiar. Vamos a Excel y ejecutamos Edición > PegadoEspecial > Pegar Vínculos > Podemos elegir cualquiera de los siguiente modos de intercambio de datos entre aplicaciones SYLK o DIF.
MS Excel - OO Calc. Seleccionamos la celda/as en Excel, elegimos Edición > Copiar. Vamos a Calc y ejecutamos Editar > PegadoEspecial > Pegar Vínculos > Elegimos el modo de intercambio de datos entre aplicaciones Vínculo DDE.
Consideraciones de los Vínculos entre distintos archivos de MS Excel y o OO Calc
Para cualquiera de las dos modalidades explicadas, es necesario que los archivos origen o fuente y destino o vinculado estén abiertos. Uno de los errores
más comunes, es abrir el archivo vinculado sin haber abierto el origen,
tanto Calc como Excel advierten de que existen datos vinculados y
solicitan confirmación para actualizarlos datos, si confirmamos no será
capaz de encontrar los datos vinculados y mostrará un mensaje de error en las celdas involucradas.
Para que la vinculación entre archivos de Calc funcione, es necesario haberlos guardado previamente.
Si abrimos un archivo de Calc que tiene celdas vinculadas teniendo cerrado el archivo fuente u origen. Calc nos advertirá de que es un archivo vinculado y nos solicitará actualizar los vínculos o no. Calc permite configurar la actualización de los vínculos al cargar un archivo vinculado para que actualice Siempre, A petición o Nunca. La opción por defecto es A petición. Se puede configurar desde Herramientas > Opciones > OpenOffice.org Calc > General > Actualizar vínculos al cargar.
Si están vinculadas celdas que representan un gráfico, es muy importante para que no se pierdan los vínculos y en consecuencia, los gráficos no se muestren correctamente, tener abierto el archivo origen antes de abrir el vinculado, tal y como se ha explicado en el punto anterior.
Si al realizar un cambio en la hoja origen y no se ve reflejado en la
destino, hay que recalcular manualmente, para ello se puede pulsar la
tecla F9, o bien, menú Herramientas > Contenido de las celdas > Recalcular. En el caso que no actualice por ninguno de estos procedimientos, cerramos el archivo Calc y lo volvemos a abrir.
Las celdas, filas o columnas insertadas en Calc como vínculos desde Excel, se incorporan a la hoja como una matriz que no se puede modificar directamente desde Calc. Esta matriz será siempre fiel reflejo de lo que se haga en ella desde Excel.
Vamos a
poner un ejemplo, si insertamos fila entre los datos iniciales
este cambio se verá siempre en Calc directamente o después de actualizar
los cálculos (F9), pero no podremos insertar filas directamente entre
las filas vinculadas desde Calc.
Una celda aparte de contener datos (números, texto, fechas, fórmulas,...) contiene una serie de propiedades y características que conforman el formato de la misma, como pueden ser: apariencia del número o texto, alineación, fuente utilizada, color de fondo,...
Al utilizar el comando pegar, tras haber
realizado una acción de copiar o cortar, la información pegada se
refiere tanto a los datos como a los diversos formatos aplicados a la
celda o celdas copiadas.
Para llevar a cabo esta operación seguiremos los siguientes pasos:
En primer lugar se selecciona la celda o rango que se quiera pegar
Seguidamente se ejecuta el comando Copiar
(esta operación se puede llevar a cabo desde el menú Editar, CTRL + C,
desde el menú contextual o bien pulsando el botón correspondiente de
la barra de herramientas.)
A continuación hay que situar el cursor en la celda de destino y ejecutar el comando Pegado Especial, CTRL + Mayus + V...
Una vez realizada esta operación, aparece el cuadro de diálogo Pegado especial
Como se puede ver el cuadro de diálogo muestra una serie de opciones.
Selección: Se activarán las opciones necesarias para filtrar qué tipo de datos y que características se pegarán.
Operaciones: En el caso que
en la celda destino exista un dato numérico, es posible realizar
operaciones aritméticas entre éste y el dato numérico que se pretende
copiar.
Opciones:
Ignorar celdas vacías: no
pega las celdas en blanco que existieran en el área de origen en el
área de pegado. Es decir, si en el área de origen se han seleccionado
celdas que estuvieran en blanco, cuando al pegar con esta opción, el
contenido de las celdas de la zona de pegado que se corresponda con
las celdas en blanco, será respetado.
Trasponer: Cambia la
orientación de los datos copiados al ser pegados, es decir las filas
se convierten en columnas y las columnas en filas.
Vincular: este botón
realiza una copia vinculada del rango de origen en la zona de destino.
Básicamente lo que hace es introducir en las celdas de destino la
referencia a la celda de origen que le corresponde, de modo que si se
modifica un valor en la celda de origen, se modificará en la de
destino.
Desplazar celdas: se definen las opciones de desplazamiento de las celdas al pegar la selección.
Ejemplo: Como se pega en una
celda destino solamente el número copiado de una celda origen respetando
el resto de características y propiedades de la celda destino.
Seleccionar la celda origen
Editar / Copiar o CTRL + C
Seleccionar la celda destino
Editar / Pegado especial... o CTRL + Mayus + C
Del cuadro de diálogo resultante y dentro del apartado Selección, dejar solo activo el término Número
Pulsar Aceptar
Calc no dispone de la opción Insertar celdas copiadas que sí está disponible en Excel. Como método alternativo, se puede copiar la fila o columna y pegarla utilizando el comando Pegado especial... > Desplazar celdas hacia abajo o hacia la derecha según sea el caso.
Esta prestación es la que se conoce en Excel como Tablas dinámicas. Es muy útil para estructurar datos que se presentan en bruto. Sirve para diseñar tablas de doble entrada (fila - columna). Los datos se pueden obtener de la hoja activa o de una fuente de datos externa.
Diseño
Para definir el diseño de una tabla del Piloto de datos, arrastramos y colocamos los botones del campo de datos en las áreas Campos de página, Fila, Columna y Campos de datos.
También se puede utilizar la función de arrastrar y colocar para
cambiar la disposición de los campos de datos en una tabla del Piloto de
datos.
OpenOffice.org incorpora automáticamente una etiqueta a los botones que se arrastran al área Campos de datos. La etiqueta contiene el nombre del campo de datos y la fórmula que crea los datos.
Cuadro de diálogo del Piloto de datos
Para cambiar la función de cálculo utilizada en un campo de datos, hacemos doble clic en un botón del área Campos de datos para abrir el diálogo Campo de datos. También se puede pulsar el botón Opciones teniendo seleccionado el Campo de datos correspondiente. Las funciones de cálculo que se pueden utilizar son las que muestra el cuadro de diálogo resultante.
Cuadro de diálogo de Campos de datos
El lugar donde obtendremos el resultado
(informe), lo indicamos pulsando en el botón Opciones del cuadro de
diálogo Piloto de Datos.
En una hoja nueva.
A partir de una celda determinada de la hoja.
Al abrir un archivo de Ms Excel que contiene alguna tabla dinámica en OO Calc, esta no se muestra como Piloto de datos sino como un conjunto de celdas independientes. Hasta el momento OpenOffice.org no ha solucionado este problema.
Una posible solución es vincular la Tabla
dinámica con una hoja de cálculo de OO Calc, copiando la tabla y
pegándola como (pegado especial...) Microsoft Office Excel WorkSheet o
como Vínculo DDE. Toda modificación de la tabla se deberá realizar en Ms
Excel.
Calc no ofrece la posibilidad de crear Gráficos dinámicos, Excel si permite realizarlos. Pero el piloto de datos se puede utilizar como fuente de datos para un gráfico.
La interfaz de usuario permite un máximo de 8 campos en las áreas de datos, filas
o columnas.
Hay alguna funcionalidad para agrupar datos (por ejemplo, un
campo de fecha agrupado por semanas o trimestres pero no por mes). La
solución consiste en crear una columna con una fórmula para calcular el
agrupamiento, por ejemplo =MES().
No se pueden definir diferentes formatos para diferentes campos.
Calc puede tener fórmulas basadas en cosas como “diferencia con” o “% de“, pero
no puede tener sus propios campos personalizados (solución: crear nuevas
columnas para calcular los valores deseados).
Un error en la entrada de datos dentro de en un
área puede alterar el manejo de esta. Por eso puede ser interesante
proceder a definir la validez de las entradas a un rango de celdas, como
puede ser un campo en una base de datos. Si el campo es una fecha,
deberemos evitar que se escriba en él un número decimal y negativo. Si
es una edad, evitaremos los negativos. Para concretar los criterios de
validación deberemos seguir la secuencia menú Datos > Validez. Con ella obtenemos un asistente en tres pasos que nos permitirá definir los criterios, la ayuda y los mensajes de error.
Criterios: Indicamos las reglas de validación para las celdas seleccionadas.
Ayuda de entrada: Escribiremos un mensaje de ayuda al usuario, que se mostrará al seleccionar la celda o área de celdas en la hoja.
Alerta de errores: Muestra un mensaje de error especificado en el área Contenido cuando se introducen datos no válidos en una celda.
En la siguiente imagen dinámica se pueden ver
las tres pestañas que se abren para concretar cada aspecto, se puede
pasar de una a otra haciendo clic en cada una de ellas.
Al insertar una celda, columna o fila, a partir de una celda que tenga asignada una Validez, el nuevo elemento hereda las propiedades de validez de la anterior. Como solución, se puede hacer un Pegado especial... > Desplazar (hacia la derecha o hacia abajo) de una cualquier fila, columna o celda de la hoja de cálculo que esté en blanco.
La herramienta de AutoFiltro (como se la denomina en MSExcel) o Filtro Automático (como se denomina en Calc) inserta en una o más columnas de datos una lista desplegable con
todos los datos distintos que se presenten en cada columna, y permite seleccionar uno de esos
valores como criterio de búsqueda para mostrar sólo las filas que se ajusten a ese valor y ocultar las
demás.
Para aplicar filtro automático, primero seleccionamos las columnas en las que estén los datos que quiere
filtrar. Luego, en el menú Datos > Filtro > Filtro Automático. Finalmente, para filtrar
pulsamos en la flecha desplegable del encabezado de la columna y seleccionamos el elemento por el que
filtrar.
Una vez hecha la selección en el desplegable, sólo aparecerán las filas cuyo contenido coincida
con el del filtro. El resto de las filas permanecerán ocultas.
Para volver a mostrar todas las filas, pulsamos la flecha de filtrado en la columna o columnas que
se hayan seleccionado previamente y seleccionamos la opción Todo. Para dejar
de utilizar el Filtro Automático, seleccionamos de nuevo las columnas a
las que inicialmente se aplicó la opción de Filtro, y luego nuevamente
al menú Datos > Filtro > Filtro automático.
Para eliminar filas filtradas, seleccionamos las filas, pulsamos con el botón derecho en cualquiera de los números de filas y elegimos la opción Eliminar fila. No debemos pulsar en Eliminar contenidos, ya que esta opción no elimina físicamente las filas y volverían a aparecer sin contenido al deshacer el filtro.
Si se aplica un formato determinado a un rango de filas filtradas, solo afectará a estas y no a aquellas que forman parte del rango oculto.
Cuando se copia una hoja con un filtro ejecutado, en la hoja
destino solo aparecen las hojas filtradas: el resto no se muestran. Para
poder visualizarlas es suficiente con deshacer el filtro automático,
apareciendo todas las filas filtradas o no.
En Calc sólo hay un autofiltro activo a la vez, a menos que se
utilicen rangos de datos (Datos/Definir Rango). Con esto se pueden
tener varios autofiltros en la misma hoja, cosa que Excel no puede
hacer.
En Calc, los números de las filas no cambian de color para indicar que hay un autofiltro activo.
En Calc no aparecen como posibles valores los errores que pueda haber en las celdas.
El equivalente al “Personalizado” de Excel en Calc se llama “Predeterminado”.
Calc permite utilizar expresiones regulares para los filtros
Los gráficos se crean a partir de una tabla de datos.
A continuación se explican los pasos a seguir para crearlo:
Creación de un gráfico
Marcamos el área que
contiene los datos que representaremos en nuestro diagrama. (Es
conveniente marcar primero las filas desde arriba y de izquierda a
derecha, ya que normalmente los rótulos de nuestro eje X y nuestro eje Y
están en la cabecera de la tabla de datos).
En el menú elegimos Insertar > Gráfico...
La ventana “Asistente para gráficos” presenta cuatro pasos para la finalización del gráfico.
Paso 1. Tipo de gráfico: Elegimos el estilo de gráfico que más se adapte a las necesidades de representación. Se le puede dar un aspecto 3d.
Paso 2. Rango de datos: El
Rango de datos, contienen la información va a ser representada en el
gráfico.
Al haber hecho una selección previa la información viene
rellena, aunque se puede modificar en el caso de no ser correcta.
Paso 3. Series de datos: Muestra
los nombres de las series de datos existentes. Se puede agregar y
eliminar series de datos en el gráfico sin que esto afecte a los datos
de la hoja de cálculo
Agregar: Es posible agregar otra serie de
datos al gráfico que no hayamos seleccionado. Pulsamos en el botón
agregar y aparecerán una nueva serie con los campos, el nombre de serie
y sus valores a la nueva serie vacios. Hacemos clic en los cuadros
Nombre y Valores, y seleccionamos un rango de la hoja de cálculo;
también es posible escribir el nombre y los valores en los cuadros
directamente. Si escribimos un nombre y los valores directamente, estos
datos no se agregarán a la hoja de cálculo.
Eliminar: Quita la serie de datos
seleccionada del gráfico. Se puede agregar y quitar series de datos en
el gráfico sin que esto afecte a los datos de la hoja de cálculo.
Paso 4. Elementos gráficos. Con esto llegamos al último paso de la creación de una gráfica. En este punto pondremos título a determinadas áreas el diagrama:
Título de gráfico. Este será el título genérico para todo el gráfico.
Subtítulo del gráfico. Este será el subtitulo del gráfico.
Título de eje.
En los siguientes campos daremos los títulos a cada uno de los ejes del
gráfico. Eje X. Etiqueta del eje horizontal. Eje Y. Etiqueta para el
eje vertical. Eje Z. Etiqueta para el eje z. Esta opción sólo estará
disponible si hemos elegido previamente un diagrama tridimensional.
Leyenda: Marcaremos la casilla de verificación si queremos que aparezca la leyenda acompañando a nuestro gráfico.
Mostrar
cuadrícula: Muestra las líneas de división en los principales
intervalos del eje de categorías x, y, z (solo disponible en gráficos
3d.
Por último, pulsamos en el botón Finalizar.
El gráfico se inserta en la misma hoja de cálculo en la que se encuentra la tabla de datos.
Modificación del tipo de gráfico y de las series o los rangos de datos:
Hacemos doble clic en el gráfico para activarlo.
Clic con el botón derecho del ratón en el gráfico.
Elegir del menú contextual entre las opciones, Tipo de gráfico y Rangos de datos.
Si lo que pretendemos es modificar el tipo de líneas, colores, ejes, textos, etc., hacemos doble clic directamente sobre el elemento a modificar, aparecerá un cuadro de diálogo con características específicas dependiendo del objeto del gráfico seleccionado.
Gráficos de Excel y Calc
Excel dispone de una mayor variedad de
subtipos de gráficos que a Calc, por lo que si abrimos un archivo de
Excel en Calc que contenga un gráfico de un tipo que no existe en Calc,
éste se adaptará al más similar.
Excel tiene un mayor número de tipos y subtipos de gráfico que Calc
Los gráficos se actualizan más lentamente en Calc que en Excel.
Calc dispone de menos opciones de ejes (por ejemplo, no está la opción de invertir el eje y).
Si están vinculadas celdas de distintos archivos que representan un gráfico es muy importante, para que no se pierdan los vínculos y en consecuencia para que los gráficos se muestren correctamente, tener abierto el archivo origen antes de abrir el vinculado
Calc incorpora a partir de la versión 3.0 la
herramienta Solver que permite resolver ecuaciones con múltiples
variables desconocidas por el método de búsqueda de metas y que también
tiene desde sus primeras versiones Ms Excel.
Es fácil que a lo largo de una sesión de trabajo
con Calc se comentan errores al escribir una fórmula o función y en
especial cuando la sintaxis es más compleja. Por ello Calc proporciona
información para facilitar la corrección de estos errores.
En la línea de estado muestra una descripción del error.
En la celda aparece el número del código de error.
En un cuadro de diálogo, que incluso puede darnos información precisa de cómo solucionar el error.
En la siguiente tabla te mostramos los mensajes de error que más comúnmente pueden aparecerte:
Código de error
Mensaje
Explicación
502
Argumento no válido
Argumento no válido; por ejemplo, =RAÍZ(-4).
504
Error en la lista de parámetros
Un parámetro de
función no es válido; por ejemplo, un texto en lugar de un número o
una referencia de dominio en lugar de una referencia de celda.
508
Error en los paréntesis
Falta un paréntesis; por ejemplo, si se ha especificado el paréntesis derecho pero no el paréntesis izquierdo; =(5+4)*8)
509
Falta un operador
Falta un operador; por ejemplo, en "=2(3+4) * " falta el operador entre "2" y "(".
510
Falta una variable
Falta una variable; por ejemplo, cuando aparecen dos operadores juntos "=1+*2".
511
Falta una variable
La función necesita más variables que las especificadas; por ejemplo, Y() y O().
516
Error interno de sintaxis
Se esperaba una matriz en la pila de cálculo, pero no se ha encontrado.
517
Error interno de sintaxis
Código
desconocido; por ejemplo, un documento con una función nueva se
carga en una versión antigua que no contiene la función.
518
Error interno de sintaxis
Variable no disponible
519
#VALOR
No hay resultado (En la celda no aparece Err:519, sino #VALOR!)
La formula regresa
un valor que no corresponde a la definición; o una celda que esta
llamada dentro de una formula contiene texto en vez de un numero.
521
Error interno de sintaxis
Sin resultado.
522
Referencia circular
La fórmula hace referencia de forma directa o indirecta a sí misma y la opción Iteraciones no se ha seleccionado en Herramientas - Opciones - OpenOffice.org Calc - Calcular.
524
#REF
Referencia no válida (en la celda no aparece Err:524, sino #REF!)
Compilador: no se ha podido determinar un nombre de descripción de fila o de columna. Intérprete: en una fórmula falta la columna, fila u hoja que contiene una celda a la que se hace referencia.
525
#NOMBRE?
Nombre no válido (en la celda no aparece Err:525, sino #NOMBRE?)
No se ha podido
evaluar un identificador; por ejemplo, no hay referencia válida,
nombre de dominio válido, etiqueta de columna/fila, macro, separador
de decimales incorrecto, no se ha encontrado add-in.
OO Calc al igual que sucede con Ms Excel,
permiten definir un área de celdas para imprimir de tal forma que todas
las celdas que no se encuentre incluidas en ellas no se imprimirán.
El comando Imprimir rangos de OO Calc, permite además seleccionar qué filas o columnas se imprimirán en todas las páginas.
Definir un Rango o área de impresión
Se puede realizar de dos formas:
Se puede definir previamente el rango
directamente sobre la hoja de cálculo y a continuación acceder al menú
Formato > Imprimir rangos > Definir.
Formato > Imprimir rangos > Editar...> Área de impresión. Escribir el rango de celdas.
Cuadro de diálogo Editar áreas de impresión
Añadir celdas a un rango existente
Se puede realizar de dos formas:
Seleccionar el grupo de celdas que se quiera
añadir y a continuación, acceder al menú Formato > Imprimir rangos
> Agregar.
Formato > Imprimir rangos >
Editar...> Área de impresión. Escribir el rango de celdas separándolo
del anterior por un punto y coma (;). Ejemplo $C$4:$C$8;$F$6:$F$9. Imprime las celdas comprendidas en los rangos de C4 a C8 y de F6 a F9.
Eliminar un Rango de impresión
Formato > Imprimir rangos > Quitar.
Definir una fila o columna como cabecera de todas las páginas que se impriman
Formato > Imprimir rangos > Editar....
Escribir directamente en la caja de texto,
el nombre de la fila o columna que se quiera repetir, o bien, pulsar en
el botón situado a la derecha de estas cajas, para poder seleccionar
fila o columna directamente en la hoja.
Opciones repetir fila y repetir columna
22. Proteger celdas y hojas
A lo largo de este curso se han mencionado
distintas compatibilidades entre Ms Excel y OO Calc, pues la protección
de hojas y libros también son compatibles y se realizan de forma análoga
en ambas aplicaciones.
Proteger celdas
La protección de celdas y la protección de la
hoja van de la mano, tanto que hasta que no se protege la hoja las
celdas no lo están tampoco.
La protección de celdas viene dada por dos acciones:
Bloqueo de celdas: En las celdas bloqueadas no se puede realizar ninguna modificación (escritura, formato, etc.).
Oculta: Cuando una celda
esta oculta no muestra su contenido en la barra de fórmulas, es decir,
si una celda contiene una fórmula y se encuentra oculta, se verá el
resultado en la celda pero no se verá nada en la barra de fórmulas.
OO Calc a diferencia de Ms Excel, tiene una opción más que permite que una celda no se imprima.
El procedimiento para realizar cualquiera de las acciones descritas es el siguiente:
Seleccionar las celdas.
Formato > Celdas ... > Ficha Protección de celda.
Elegir las opciones de bloqueo, ocultar e imprimir que interesen.
Estas opciones no tienen efecto hasta que no se protege la hoja.
Proteger hojas
Las hojas se protegen desde el menú Herramientas > Proteger documento > Hoja...
Lo que nos solicita OO Calc es una contraseña que se puede omitir en el caso de que no se estime necesaria
Al proteger la hoja quedan inhabilitadas todas
las acciones relacionadas con la hoja como son copiar, cortar hojas,
insertar celdas, filas o columnas. Por el contrario se activan las
opciones definidas en la protección de las celdas que hemos visto en el
apartado anterior.
El procedimiento para desproteger una hoja es menú Herramientas > Proteger documento > Hoja...,
cuando la hoja está protegida aparece un tipo de validación a la
izquierda de la palabra Hoja. Si la hoja se ha protegido con una
contraseña y la hemos olvidado, es imposible volver a desprotegerla.
La protección de celdas y hojas es compatible entre Ms Excel y OO Calc,
por lo que se puede abrir un archivo creado en Excel con protecciones
que estas se mantienen en Calc, si bien en el proceso se pierde la clave
que se puso en el archivo original de Excel, con lo que podríamos
desproteger la hoja sin conocer dicha clave.
Al igual que ocurre con Ms Excel, en OO Calc es
posible asociar acciones del menú a teclas o combinaciones de ellas. Es
muy interesante para ahorrar tiempo en tareas repetitivas.
La mayoría de las teclas ya tienen asignadas una función, pero se pueden reasignar.
El método es el siguiente:
Menú > Herramientas > Personalizar...
En la ficha Teclado del cuadro de diálogo, se muestran todas las teclas y combinaciones y las acciones que tienen asociadas
Seleccionamos de la lista de Combinación de teclas, la que interese.
En la parte inferior del cuadro aparece el área de funciones dividido en Área (entre otra información aparecen cada una de las opciones del menú principal), Función (son cada una de las acciones asociadas al área seleccionada), y Teclas (se muestran las teclas que tiene asociada la acción del área seleccionada.
Asignar la tecla F12 a la función Guardar Como
A modo de ejemplo vamos a asociar la función Guardar Como del área Documentos a la tecla F12
Menú > Herramientas > Personalizar...
Seleccionamos la tecla F12 de la lista Combinaciones de tecla
Seleccionamos Documentos de la lista de Área
Seleccionamos la función Guardar como
Por último pulsamos en el botón Modificar
Cada vez que pulsemos la tecla F12 se ejecutará la acción Guardar como...
Las teclas y sus combinaciones, solo pueden tener una acción asociada. Si queremos asociar la tecla Enter a la función Pegar, no podríamos pulsar dicha tecla para validar un dato de una celda o para pasar de una a otra.
En Excel, cuando tenemos una serie de números en un
rango y utilizamos la función autosuma (o cualquier otra función) con
esa serie, si movemos parte del rango de números se recalcula
automáticamente el rango para incluir las nuevas celdas del rango,
aunque estén vacías:
Excel recalcula el rango automáticamente cuando lo ampliamos
Sin embargo, en Calc, cuando hacemos esta misma
operación el rango no se recalcula automáticamente, quedando las nuevas
celdas fuera del rango:
Calc NO recalcula el rango automáticamente cuando lo ampliamos
Para resolver este problema, tenemos dos opciones:
Insertar las filas que nos hagan falta utilizando la opciónInsertar > Filas
Ampliar manualmente el rango de la función una vez hayamos movido las celdas
Las teclas que permiten navegar por la hoja de cálculo sin necesidad de
utilizar le ratón, son idénticas tanto en Calc como en Excel. Para ver
el listado completo de combinaciones de tecla, escribe en la ayuda de
Calc lo siguiente: Combinaciones de tecla en las hojas de cálculo. 
