Abrir documento con vínculos a otros documentos en OpenOffice Calc

Si en un documento (que llamaremos documento destino) hemos utilizado referencias a celdas de otro documento (que llamaremos documento origen), al abrir el documento destino Apache OpenOffice Calc nos muestra un diálogo solicitando permiso para actualizar los vínculos.

¿Qué significa actualizar los vínculos?

El documento destino que estamos abriendo contiene una copia de los datos del documento origen, y también la información necesaria para buscar en la última localización conocida del mismo estos datos, y actualizarlos si así lo deseamos.

Abrir documento sin actualizar vínculos

Si a la pregunta respondemos haciendo clic sobre el botón No, Calc abrirá el documento destino sin actualizar los vínculos. Por lo tanto, los datos que puedan haber sido modificados en el documento origen no se reflejarán en el documento destino abierto.

En este caso, se mostrarán los datos existentes cuando se guardó el documento destino por última vez.

Abrir documento actualizando vínculos

Si por el contrario a la pregunta respondemos haciendo clic sobre el botón Sí, Calc abrirá el documento destino y actualizará los vínculos, lo que significa que:

• Intentará localizar el documento origen en la última localización conocida
• Si lo encuentra, buscará las celdas vinculadas
• Leerá el nuevo contenido de las celdas y lo insertará en su lugar en el documento destino.

En este caso, se mostrarán los nuevos datos leídos desde el documento origen, salvo que no pueda localizar el documento o las celdas vinculadas.

Si el documento origen:

• fue borrado, o...
• se movió a otra localización (carpeta y/o unidad), o...
• fue renombrado, o...
• los nombres de las hojas que contienen los datos vinculados han sido cambiados, o...
• las hojas que contienen los datos vinculados han sido borradas

En cualquiera de estos casos, Calc no podrá leer todos los datos vinculados, y no presentará mensaje alguno advirtiendo tal hecho. Podremos ver, eso sí, que las celdas que contienen los datos vinculados muestran un error de tipo #REF!.

Además, debemos tener en cuenta que si en el documento origen se insertaron o eliminaron celdas, o filas, o columnas en la o las hojas donde se encuentran las celdas vinculadas, cambiando las celdas vinculadas de posición, Calc podrá leer los datos vinculados, pero la información leída será errónea, pues no se corresponde con las celdas que en su momento el usuario vinculó en el documento destino.

Cuando ocurre alguno de estos casos podemos utilizar las herramientas disponibles y que veremos en el siguiente punto.