Planificar la presentación en OpenOffice Impress
Lo primero que debería plantearse el usuario es qué se quiere hacer con la presentación. Por ejemplo, para crear una presentación con unas cuantas fotografías no es necesaria mucha preparación1. Sin embargo, utilizar una presentación para que los asistentes entiendan lo que se quiere comunicar requiere mucha más.
Deberíamos plantearnos varias preguntas antes de siquiera arrancar Impress. Si no está acostumbrado a crear presentaciones, las preguntas serán más generales. Quienes tengan más experiencia, se plantearán preguntas más específicas.
Algunas de esas preguntas son:
- ¿Quién va a ver la presentación?: Es importante conocer los destinatarios de nuestros mensajes; por supuesto, no es lo mismo crear una presentación tipo álbum de fotografías para recordar una fiesta con nuestros amigos, o la que está a destinada a comunicar datos económicos de la empresa, o mostrar un plan de marketing.
- ¿Cómo se va a usar?: No es lo mismo realizar una presentación de diez minutos que de dos horas. Ni tampoco si ésta se enviará en PDF por correo, o en un CD por agencia de transportes, o será expuesta en un aula o en un gran auditorio.
- ¿Cuál es el tema principal?: Realmente, deberemos tener muy claro cual es el mensaje que deseamos comunicar. Hay que plantearse si deseamos impactar con una nueva propuesta, asentar conocimientos, dar a conocer un nuevo producto, o transmitir lo acertado de nuestra actual política de ventas. Hay que centrarse en el tema principal, y asegurarnos que los asistentes perciben y asimilan ese mensaje.
- ¿Qué elementos habrá en el esquema o guión?: Hay que quitar la información redundante, y todo lo que no es preciso. El guión la presentación debe guiar a los asistentes hasta nuestro principal objetivo. Debe seguir un camino claro y sencillo; marcar la ruta, sin caer en cruces de caminos que despisten a los receptores de nuestro mensaje. La presentación no debe dispersar la información.
- ¿Qué información se va a comunicar?: No siempre es necesario decirlo todo; en muchas ocasiones, bastará con lo más relevante. Esquematizar, resumir, dar la información de forma clara, concisa, sencilla y muy visual. No hay que aburrir al auditorio, ni caer en la desinformación por exceso de información.
- ¿Se va a reproducir audio o vídeo?: En el mundo de YouTube y del mp3, algo sin audio ni vídeo puede parecer incompleto, incluso falto de actualidad. Pero... ¿realmente aportará algo a nuestro mensaje, potenciándolo, haciéndolo más fácil de comprender? ¿O por el contrario, quizás acabe desviando la atención de los asistentes?
- ¿Queremos animaciones?: Siempre resultan llamativas, y pueden conseguirse con poco esfuerzo. Hay quien opina que son contraproducentes, pues el asistente percibe más la animación que el contenido. Quizás el punto de equilibrio radique en la moderación, sin utilizar demasiadas ni demasiada variación.
- ¿Cómo vamos a manejar las transiciones entre diapositivas?: ¿Siempre será la misma, o cambiaremos en cada una? Quizás deseemos incorporar sonidos. Es posible que prefiramos suaves transiciones, o por el contrario, muy agresivas.
Estas son algunas de las cuestiones que hay que plantearse, responder y apuntar antes de empezar a crear la presentación.
En cuanto a las animaciones, transiciones, vídeos y sonidos, son temas más avanzados y complejos; su empleo puede añadir vistosidad a la presentación, incluso hacerla más funcional, didáctica, comunicativa e impactante. También hay quien piensa que usar o abusar de estas técnicas resulta contraproducente. En la actualidad hay muchas opiniones al respecto. Pensamos que lo importante es cómo ayudan a comunicar el mensaje, y en función de esa respuesta creemos que se debería actuar. En cualquier caso, el que más conoce a los asistentes debe ser usted.
Queremos remarcar que no siempre es necesario responder a todas estas cuestiones en este momento, si bien, hacer un esquema del contenido es extremadamente importante. Es incluso posible conocer en este punto el contenido exacto de algunas diapositivas, o tal vez sólo tenga una idea general.
En cualquier caso, siempre se pueden hacer cambios sobre la marcha. En ese caso, cambie el esquema para que se ajuste a los cambios que se hagan en las diapositivas.
Lo más importante es tener una idea general de lo que se quiere conseguir, y cómo conseguirlo. Si se escribe esta información, resultará más fácil crear una buena presentación.
 Práctica |
Podemos poner manos a la obra y crear una presentación completa, siguiendo el método indicado en este manual. |