Filtro automático o autofiltro en OpenOffice Calc

Es la más sencilla —pero no por ello menos poderosa— herramienta de filtrar datos de que dispone OpenOffice Calc. Para activar el filtro automático (llamado también autofiltro en otras suites ofimáticas) haremos un clic en cualquier celda del rango de datos a filtrar, y a continuación seleccionamos la opción correspondiente desde el menú Datos > Filtro > Filtro automático.

Calc reconocerá de forma inmediata todas las celdas contiguas a la seleccionada, y considerará que la primera celda de cada columna del rango considerado es la etiqueta o encabezado de columna. Presentará en todas las etiquetas de columna un botón desplegable que nos permitirá definir elaborados filtros. Puedes ver un ejemplo en la siguiente imagen:

Este desplegable nos permitirá aplicar filtros acumulativos sobre cada una de las columnas que forman los datos de la tabla; de esta forma, Calc podrá filtrar aquellos de una determinada marca, y además, de un determinado modelo, y además, de un determinado precio...

¿Qué significa filtros acumulativos? Significa que los filtros se aplicarán en el orden en que los establecemos, sumándose al los anteriores filtros, no sustituyéndolos.

Aplicar un filtro sencillo a una columna

Para aplicar un filtro en una columna tan sólo haremos clic sobre el desplegable y seleccionaremos de entre los disponibles el valor que deseamos filtrar, como vemos en la siguiente imagen:

Calc muestra una entrada por cada valor distinto hallado en la columna, facilitando de esta forma la selección del filtro.

Por ejemplo, estos son los datos mostrados tras aplicar los siguientes filtros: Marca → Ford, Modelo → Fiesta.

Podemos observar que el color del botón desplegable cambia en función de si ha sido o no aplicado un filtro en esa columna.

Desactivar el filtro de una columna

Si deseas desactivar el filtro para una columna, haz clic en el botón desplegable y selecciona la opción Todo.

Si existen varias columnas con filtros aplicados deberás eliminarlo una a una.

También puedes seleccionar desde el menú Datos > Filtro > Eliminar filtro, con la ventaja de que este sistema elimina los filtros establecidos en todas las columnas.

Puede resultar muy útil agregar los siguientes botones a la barra de herramientas Estándar Filtro automático, Ocultar autofiltro, Filtro estándar Filtro avanzado, Actualizar área y Eliminar filtro Si no sabes cómo, consulta Personalizar barras de herramientas

Filtrar los 10 elementos primeros

Si la columna contiene valores numéricos (y esto incluye monedas, fechas y horas) puedes fácilmente filtrar para que se muestren tan sólo los 10 valores mayores de la lista. Selecciona desde el botón desplegable la opción Los 10 primeros.

Utilizando el Filtro predeterminado

Hemos visto como aplicar sencillos filtros a nuestros datos; la realidad suele ser más compleja, y los filtros que necesitan aplicar los usuarios también suelen serlo. Al hacer clic en el botón desplegable del filtro automático de cualquier columna podemos generar elaborados filtros seleccionando la opción Filtro predeterminado.

Se mostrará el diálogo Filtro predeterminado, desde el que podemos establecer para cada columna una o más condiciones asociadas a un valor; además, se pueden:

• Establecer condiciones Y entre los campos; si se establecen condiciones Y para que una fila supere el filtro y se muestre debe cumplir todas las condiciones.
• Establecer condiciones O entre los campos; si se establecen condiciones O para que una fila supere el filtro y se muestre se debe de cumplir al menos una de las condiciones.

Por ejemplo, podemos establecer un filtro mediante el cual se muestren tan sólo los que sean de la marca Ford {{Color|y|Red|Yellow} con un precio menor o igual a 3.100€ {{Color|o|Red|Yellow} bien, los que sean de color azul oscuro.

Tras hacer clic en Aceptar  se mostrarán los siguientes datos, siempre según nuestro ejemplo:

Como podemos ver, se muestran todos los vehículos de marca Ford {{Color|y|Red|Yellow} cuyo precio es menor o igual que 3.100€. Además, se muestra un coche de color azul oscuro, que no es de la marca Ford, y además su precio es superior al solicitado. ¿Es incorrecto? No, no lo es.

Cuando se establecen condiciones del tipo O se muestran aquellos datos que cumplen al menos una de las condiciones (en este caso, cumple que es de color azul oscuro), aunque no las cumplan todas (ni es un Ford ni su precio es menor o igual al solicitado).

El filtro predeterminado admite en total hasta 8 condiciones. Para agregar más condiciones no se permite redimensionar la ventana de diálogo, pero podemos utilizar la barra de desplazamiento situada a la derecha de éste.

Al insertar más de cuatro condiciones, el botón cuadrado de la barra de desplazamiento (marcado en la imagen con una flecha roja) parpadea, indicando que no se muestran todas las condiciones que hemos establecido.

Las condiciones del Filtro predeterminado

Independientemente de que la columna contenga textos, números o fechas, las condiciones que podemos establecer son las que se muestran en la siguiente imagen:

Las primeras seis no necesitan mayor explicación: igual, menor, mayor, menor o igual, mayor o igual, distinto. En la columna Valor fijaremos el texto, fecha o número con el que evaluar la condición aplicada a la columna.

Condiciones el mayor, el menor, el mayor % y el menor %

Estas condiciones permiten obtener:

• el mayor: en Valor especificaremos el número de elementos mayores de la columna que deseamos se muestren. Por ejemplo, mostrar los 5 coches de mayor precio.
• el menor: en Valor especificaremos el número de elementos menores de la columna que deseamos se muestren. Por ejemplo, mostrar los 3 coches de menor precio.
• el mayor %: en Valor especificaremos el porcentaje en número de elementos mayores de la columna que deseamos se muestren. Por ejemplo, mostrar los 3% de coches de mayor precio. Si la columna contiene 100 filas, se mostrarán 3 coches; si contiene 200 filas se mostrarán 6.
• el menor %: en Valor especificaremos el porcentaje en número de elementos menores de la columna que deseamos se muestren. Por ejemplo, mostrar los 2% de coches de menor precio. Si la columna contiene 100 filas, se mostrarán 2 coches; si contiene 200 filas se mostrarán 4.

Las condiciones que a continuación explicamos tan sólo son aplicables a celdas que contengan texto; no son válidas para números, monedas, fechas, etc.

• Contiene: en Valor especificaremos el texto que deben contener las celdas de la columna para que se muestren. Por ejemplo, el texto Azul mostrará las celdas que contienen en su texto la cadena Azul, como por ejemplo Azul, Gris Azulado y Azul Oscuro.
• No contiene: en Valor especificaremos el texto que no deben contener las celdas de la columna para que se muestren. Por ejemplo, el texto Azul mostrará las celdas que no contienen el color Azul, como por ejemplo Rojo, Gris, Blanco, pero ocultará Azul, Gris Azulado y Azul Oscuro.
• Comienza: en Valor especificaremos el texto por el que deben comenzar las celdas de la columna para que se muestren. Por ejemplo, el texto Azul mostrará las celdas que comienzan por el texto Azul, como por ejemplo Azul, y Azul Oscuro, pero ocultará Gris Azulado.
• No comienza: en Valor especificaremos el texto por el que no deben comenzar las celdas de la columna para que se muestren. Por ejemplo, el texto Azul mostrará las celdas que no comienzan por el texto Azul, como por ejemplo Gris Azulado, Rojo, Gris, Blanco, pero ocultará Azul, y Azul Oscuro.
• Termina: en Valor especificaremos el texto por el que deben terminar las celdas de la columna para que se muestren. Por ejemplo, el texto ro mostrará las celdas que terminan por el texto ro, como por ejemplo Negro, y Azul Oscuro, pero ocultará Gris Azulado, Rojo, Gris.
• No termina: en Valor especificaremos el texto por el que deben terminar las celdas de la columna para que se muestren. Por ejemplo, el texto ro mostrará las celdas que no terminan por el texto ro, como por ejemplo Gris Azulado, Rojo, Gris, pero ocultará Negro, y Azul Oscuro.

Más opciones del Filtro predeterminado

Al hacer clic sobre el botón Más opciones se muestran opciones extra que se aplicarán al evaluar las condiciones. Éstas son:

• Diferenciar mayúsculas/minúsculas: Al evaluar los datos distingue los caracteres en mayúscula y en minúscula. Si esta opción no está activada (por defecto), no se aplicarán distinciones.
• El rango contiene etiquetas de columnas: Considera como etiquetas de columna las celdas de la primera fila (activado por defecto).
• Copiar resultado en...: Al marcar la casilla de verificación podemos seleccionar el área de celdas en que se insertará una copia con el resultado de la aplicación del filtro. Podemos seleccionar un área con nombre utilizando el desplegable situado justo debajo de la opción (donde por defecto se muestra -no definido-. O en su lugar, podemos definir el lugar donde insertar la copia, utilizando el botón Reducir/Aumentar.Si seleccionamos la casilla Persistente, el área de destino queda vinculada con la de origen, de forma que cualquier nuevo Filtro predeterminado que definamos con posterioridad se aplicará también en el área destino de la copia. Es muy importante que el área destino de la copia sea lo suficientemente grande como para contener todas las filas origen; en caso contrario, la información mostrada en el área destino puede no ser correcta, por mostrar menos filas.
• Expresión regular: Permite el uso de comodines (expresiones regulares) en la definición de filtros. La lista de las expresiones regulares válidas para Calc puede ser consultada en la Ayuda de Calc, buscando Lista de expresiones regulares, o bien, en la pestaña Índice por la entrada listas;expresiones regulares.
• Sin duplicados: No se mostrarán aquellas filas duplicadas al aplicar el filtro. Para que se excluya una fila duplicada, deben coincidir exactamente todas las celdas de ambas filas.

Descubre la potencia explosiva de las expresiones regulares combinadas con filtros Consulta este artículo de nuestro blog Usar el filtro predeterminado usando expresiones regulares

Ocultar filtro automático

Desde el menú Datos > Filtro > Ocultar filtro puedes ocultar los botones desplegables mostrados al aplicar el Filtro automático.

Ocultar el filtro no elimina el filtro aplicado, tan sólo oculta los botones, como se puede apreciar en la imagen.