Vamos a estudiar ahora alguna de las diferentes opciones que nos ofrece la hoja de inserción de datos y que aparecen resaltadas en la figura 2.18.
En la parte inferior de la ventana podemos ver la Barra de navegación entre registros. En esta barra se nos muestra la fila en la que estamos sobre el total de filas existentes, así como los botones, por este orden, para ir a la primera fila, a la anterior, a la siguiente, a la última o crear una nueva.
Dentro de las opciones de ordenación tenemos tres posibilidades: especificar los criterios de clasificación para visualizar los datos, ordenar de forma ascendente u ordenar de forma descendente en función de la columna elegida. Sobre estas dos últimas opciones se debe decir que simplemente hay que señalar sobre el nombre de la columna deseada y elegir si queremos que ordene las filas ascendente o descendentemente. La primera opción, elegir los criterios de clasificación, es la más completa ya que nos ofrece la posibilidad de establecer hasta tres columnas diferentes para ordenar por prioridad las filas de manera que, si en la primera columna elegida tenemos valores repetidos, se aplica el criterio de ordenación establecido para la segunda columna y, en caso de que en esta segunda columna ocurra alguna nueva repetición, se aplica el criterio de la tercera columna.
Para entender mejor esta última opción vamos a realizar un ejemplo: supongamos que deseamos ordenar nuestra filas en primer lugar en función de la columna Formato de forma ascendente; en el caso de que tengamos valores repetidos para esta columna, queremos que aplique el orden alfabético de los nombres de los directores en el campo Director, y; en caso de que el nombre del director aparezca repetido, que ordene de la película más reciente a la más antigua usando el campo Año. Es decir, los criterios de ordenación serían los que aparecen en la figura 2.19.
El resultado obtenido se muestra en la figura 2.20 y en él podemos ver cómo en primer lugar las filas aparecen ordenadas en orden alfabético en función del campo Formato; luego, como hay muchas filas con el mismo valor para esa columna, aplica el segundo criterio, el del nombre del director y, como tenemos todavía alguna repetición (el director Ridley Scott), nos los ordena descendentemente en función del año.
Por último, las opciones de filtrado de datos nos permiten elegir de forma simple qué datos queremos que se muestren. Las cuatro opciones, por el orden en que aparecen los botones, son:
- Filtrado automático. Filtra las filas según el contenido del campo seleccionado (en figura 2.21 se muestra el resultado tras haber seleccionado Ridley Scott en campo Dirección).
- Usar o no el filtro, es decir, conmuta entre las vistas con y sin filtro.
- Filtro predeterminado, que permite establecer las opciones del filtro de forma parecida a como establecíamos los criterios de ordenación.
- Cancelar filtro, de manera que se muestran todas las filas.
La tercera opción, establecer varios criterio de filtrado, vamos a ilustrarla con un ejemplo: supongamos que sólo queremos que se muestren aquellas películas que tengo en DVD y realizadas en la década de los 80; es decir, entre el 1 de enero de 1980 y el 31 de diciembre de 1989. Las opciones para establecer este filtro junto con el resultado obtenido aparecen en la figura 2.22.
